La conservazione sostitutiva dei documenti informatici riguarda la corretta archiviazione documentale dei supporti digitali, secondo le corrette modalità definite dal Legislatore. Il documento più importante, da inserire nel ciclo di archiviazione, è sicuramente la fattura elettronica. Per questa ragione, l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione ha messo a punto una serie di passi da seguire per la conservazione sostitutiva delle fatture.

Il primo step da seguire parte dalla natura delle fatture da conservare. Per quanto riguarda il ricevente, il documento può essere ricevuto sia in formato cartaceo sia in formato elettronico. Nel caso della Pubblica Amministrazione, le fatture devono essere emesse unicamente in formato digitale. Per le fatturazioni tra i privati, l’archiviazione del documento cartaceo deve avvenire previa scansione. Se si tratta del mittente, la fattura viene emessa unicamente da un sistema informativo.

Il documento da conservare, che sia una fattura attiva o passiva, va firmato digitalmente. Il documento può essere ricevuto sia in formato cartaceo, sia in formato digitale. Sussiste il caso in cui il documento possa essere stato firmato prima dell’invio: in questo caso, non è necessario che sia firmato nuovamente. Il documento informatico è corredato da una serie di dati che consentono di identificarlo a seguito della Conservazione Sostitutiva e trovarlo tra gli altri documenti sottoposti ad archiviazione. Il processo è definito indicizzazione.

A seguito dell’archiviazione, il documento informatico entra a far parte di un lotto di archiviazione, nel quale sono presenti altre fatture, molto spesso in numero piuttosto rilevante. I documenti sono conservati secondo modalità cronologiche, in blocchi che si riferiscono a un determinato periodo di emissione. I numeri attribuiti alle fatture devono essere progressivi, assicurando la completa continuità del periodo d’imposta.

I lotti di conservazione sono poi siglati dalla marcatura temporale, apposta attraverso il sistema esterno di Certification Authority, per poi essere firmati digitalmente dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva. A questo punto, i lotti di conservazione sono congelati e non possono essere modificati in nessun modo. I lotti sono poi conservati per il periodo imposto dalla legge, che per le fatture elettroniche è 10 anni. I soggetti che si avvalgono di Conservazione Sostitutiva hanno l’obbligo di comunicare, una volta l’anno, l’impronta e la marca temporale apposta sui propri lotti.